Lettura degli ordini con l'AI
Email, allegati PDF ed Excel, messaggi WhatsApp: l'AI estrae cliente, righe, quantità, unità e date senza un template per ogni fornitore.
Inserimento ordini B2B
Per distributori, grossisti e produttori con un ufficio commerciale che ogni giorno ribatte a mano gli ordini dei clienti.
Inserimento ordini B2B automatico, dall'email al gestionale
L'automazione dell'inserimento ordini toglie il lavoro di ricopiatura al tuo ufficio commerciale. Gli ordini arrivano come sempre, via email, PDF, Excel o WhatsApp: l'AI li legge, il sistema li confronta con anagrafica e listini e li inserisce nel gestionale via API. Una persona interviene solo sui casi dubbi, e ogni ordine lascia un log con i suoi KPI.
Problemi che risolviamo
- Ogni ordine va letto, cercato in anagrafica e ribattuto riga per riga nel gestionale.
- Ogni cliente manda l'ordine a modo suo: un PDF, una foto, un Excel, un messaggio.
- Gli errori di battitura escono in consegna, e la merce torna indietro.
- Nei picchi gli ordini si accumulano e l'evasione slitta di giorni.
Inserimento ordini B2B
Cosa costruiamo
Un flusso che si inserisce tra la casella ordini e il gestionale che usi già, con le tue regole e il controllo delle tue persone.
Validazione su anagrafica e listini
Ogni riga è confrontata con clienti, codici articolo, listini, quantità minime e unità di misura. Le discrepanze vengono segnalate, non inserite.
Inserimento nel gestionale
L'ordine validato entra nel gestionale via API, o con un import programmato quando un'API non c'è, con lo stesso formato di un inserimento manuale.
Coda di revisione
I casi dubbi finiscono in una coda con il documento originale e i campi incerti evidenziati. Una persona conferma o corregge, e solo dopo l'ordine entra.
Log e KPI
Ogni ordine lascia una traccia: da dove è arrivato, cosa ha estratto l'AI, chi ha confermato, quanto ci ha messo. I KPI sono in un report che leggi ogni settimana.
Esempio di flusso
- Ricevi l'ordine
- Estrai con l'AI
- Valida cliente e listini
- Inserisci nel gestionale
Come funziona
- 01
Ricezione
L'ordine arriva nella casella o nel canale di sempre. Il sistema lo intercetta e lo mette in coda con l'allegato originale.
- 02
Estrazione con l'AI
L'AI legge il documento ed estrae cliente, righe, quantità, unità, date e riferimenti, segnalando i campi di cui non è sicura.
- 03
Validazione
Il sistema abbina cliente e prodotti all'anagrafica, applica listini e condizioni, controlla quantità e unità di misura.
- 04
Inserimento via API
L'ordine validato entra nel gestionale con i campi già compilati, pronto per la conferma e l'evasione.
- 05
Revisione umana dei casi dubbi
Ciò che non passa la validazione va a una persona, che conferma o corregge in pochi secondi con il documento accanto.
- 06
Log e KPI
Ogni passaggio è registrato. Minuti per ordine, errori e ordini in coda finiscono in un report e in alert quando escono dai limiti.
Gestionali
- SAP Business One
- Zucchetti
- TeamSystem
- Danea
- Altri gestionali via API o import programmato
Nella sessione di analisi verifichiamo il tuo gestionale e il modo più semplice per collegarlo.
KPI misurati
- Minuti per ordine, dal ricevimento all'inserimento nel gestionale.
- Errori per 100 ordini, prima e dopo l'automazione.
- Ordini persi o inseriti in ritardo.
- Tempo di evasione, dall'ordine alla spedizione.
Test su 20 ordini reali
Mandaci 20 ordini anonimizzati nei formati che ricevi davvero. Li facciamo leggere all'AI e ti mostriamo campo per campo cosa ha estratto e dove ha avuto dubbi.
Ricevi un report di accuratezza dell'estrazione entro 5 giorni lavorativi.
Richiedi il test su 20 ordiniCome lavoriamo
- Analizziamo il flusso ordini con chi lo gestisce e scriviamo i test di accettazione sui tuoi ordini reali, prima del codice.
- Implementiamo con assistenti AI che scrivono il codice; una persona rivede ogni rilascio.
- Rilasciamo ogni due settimane qualcosa di usabile, con demo, report dei test e accesso al repository.
Competenze
- Modelli linguistici
- Integrazioni API
- Cloud & infrastruttura
Su misura, non a canone
Le regole sono le tue: listini, quantità minime, eccezioni per cliente. Un prodotto a canone ti chiede di adattare il processo alle sue regole; un sistema su misura si adatta al tuo.
L'integrazione entra nel tuo flusso, nel tuo gestionale, con i tuoi codici articolo. Nessun cambio di strumenti per l'ufficio commerciale.
Nessun costo per documento. Paghi il pilot e lo sviluppo, il sistema resta tuo; i costi di esercizio sono le chiamate ai modelli e l'infrastruttura, misurati nel pilot.
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Prossimo passo
Prezzi e tempi
Pilot di automazione
da 8.000 €
- Un flusso ordini reale, un gruppo di clienti scelti insieme, il tuo gestionale.
- Analisi del flusso, test di accettazione sui tuoi ordini, automazione in produzione con coda di revisione.
- KPI misurati su dati reali e stima dei costi di esercizio mensili.
- Durata: in genere 4-8 settimane.
- Alla fine decidi se estendere l'automazione a tutti gli ordini.
Domande frequenti
Inserimento ordini B2B automatico, dall'email al gestionale
Rispondiamo entro 24 ore lavorative.